Sicherheitsunterweisungen verwalten – Fristen, Nachweise, Erinnerungen
Wer wurde wann unterwiesen, was läuft diesen Monat ab, und können Sie es im Ernstfall belegen? Drei Fragen, eine Antwort auf dem Bildschirm.
Der übliche Zustand
- Die Unterweisungsnachweise liegen als unterschriebene Listen im Ordner.
- Wer diesen Monat fällig ist, weiß nur die Person, die die Tabelle pflegt.
- Bei einer Prüfung dauert der Nachweis Stunden statt Sekunden.
- Ausgetretene Mitarbeiter stehen noch in der Liste, neue fehlen.
Wie es danach läuft
- Jede Unterweisung mit Termin, Teilnehmern und Nachweis an einem Ort.
- Fällige Fristen als Zahl auf der Startseite – nicht als Suchaufgabe.
- Automatische Erinnerung an Verantwortliche, bevor die Frist abläuft.
- Nachweis für einen beliebigen Zeitraum als Export, in Sekunden.
- Personalwechsel wirkt sofort auf alle offenen Fristen.
Was das System konkret führt
Fristen nach Ihren Regeln
Jährlich, halbjährlich, anlassbezogen – jede Unterweisungsart hat ihr eigenes Intervall. Das System rechnet die nächste Fälligkeit pro Person aus, nicht pro Liste. Wer neu anfängt, bekommt die Erstunterweisung automatisch als offene Frist.
Bestätigungen mit Protokoll
Teilnehmer bestätigen die Unterweisung digital; Zeitpunkt und Person werden protokolliert. Aus unterschriebenen Listen im Ordner wird ein Nachweis, der sich in Sekunden aufrufen lässt.
Mehrere Standorte, klare Verantwortung
Jeder Standort sieht seine eigenen Fristen, die Zentrale sieht alle. Erinnerungen gehen an die Person, die tatsächlich zuständig ist – nicht an ein Sammelpostfach.
Export für den Prüfungsfall
Behörde, Berufsgenossenschaft oder interner Auditor: Der Nachweis für einen beliebigen Zeitraum ist ein Export, kein Projekt.
Einführung ohne Stillstand
Ihre bestehende Tabelle ist der Startpunkt, kein Hindernis: Wir übernehmen die Daten, und Sie arbeiten vom ersten Tag an mit Ihrem echten Bestand. Die alte Datei bleibt so lange parallel in Betrieb, bis niemand ihr mehr nachtrauert.
Das gibt es nicht nur auf dem Papier
Ein Anbieter für Arbeitsschutz verwaltete 50 Standorte und 22 Arten periodischer Prüfungen in einer Excel-Datei mit 12 Blättern. Die Frage „Was ist überfällig?“ hatte keine schnelle Antwort. Heute ist sie eine Zahl auf der Startseite.
Sie wollen zuerst wissen, was die Dokumentation überhaupt leisten muss? Zum Leitfaden: Unterweisungen dokumentieren
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